Ежегодная отчетность – это то, с чем сталкивается любая организация. Как правило, она носит обязательный характер. В частности для зарегистрированных некоммерческих организаций существуют следующие виды обязательной годовой отчетности:
§ Налоговая отчетность – об исчислении и уплате налогов. Если в организации принята общая система налогообложения, то для нее существует также бухгалтерская отчетность. И та, и другая готовятся в организации и посылаются в налоговые органы по месту регистрации организации.
§ Отчетность НКО о своей деятельности в органы Федеральной регистрационной службы (Росрегистрации). Этот вид отчетности был утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 апреля 006 г. № 212, в соответствии с которым были введены новые Правила предоставления сведений о некоммерческих организациях. Она обязательна для всех НКО, кроме товариществ собственников жилья, а также садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений граждан.
§ Отчетность за целевое использование средств в соответствии с Уставом организации. Этот вид подразумевает создание отчета о деятельности НКО с финансовыми показателями, утверждаемого вышестоящим органом организации (обычно это общее собрание членов) по формальной процедуре. Этот документ хранится в организации и по закону должен предъявляться всем желающим.
Однако есть еще один вид годовой отчетности. Она является необязательной, и каждая организация решает сама, делать ее или не делать. Но именно она может сослужить верную службу НКО при решении ими некоторых важных задач: привлечении средств на некоммерческие проекты, завоевании доверия среди населения, коллег и клиентов, налаживании связей с властными структурами и т.д. Этим универсальным инструментом является публичный годовой отчет о работе НКО.
Публичный годовой отчет может быть подготовлен на основе отчета о целевом использовании средств в соответствии с Уставом, но вполне возможен и другой
формат (важно только, чтобы один другому не противоречил). «Необязательность» автоматически подразумевает, что не существует единых четко заданных параметров для этого документа. В данной публикации вы сможете познакомиться с российским и зарубежным опытом разработки и представления отчетов и выбрать оптимальное решение для своей организации.
Публичный годовой отчет НКО – это документ, ёмко и наглядно представляющий деятельность вашей организации в прошедшем году. Он информирует клиентов, сотрудников, партнеров и общество в целом о том, как некоммерческая организация реализует цели, заложенные в ее миссии или стратегических планах. Отчет базируется на реальных фактах и выполняет одновременно отчетную, информационную презентационную и даже фандрайзинговую функции. Формат отчета может быть очень разным и зависит от того, кому и с какими целями вы собираетесь представлять вашу работу.
Но зачем вообще представлять отчет о работе за год? Откуда появилась эта идея? Стоит ли за ней реальная потребность, спрос со стороны общества или самой организации?
В бизнес-сообществе практика создания и распространения годовых отчетов существует уже давно и стала нормой делового общения. Готовность раскрывать информацию о деятельности и финансах организации и умение эту информацию преподнести являются необходимыми показателями настоящего профессионализма, подтверждают серьёзность и честность организации, помогают увеличить уровень доверия как по отношению к НКО-сообществу, так и в обществе в целом.
Даже если ваша организация появилась совсем недавно и в ней работает всего два человека, стимулируйте ваше окружение относиться к вам серьёзно и с уважением публично отчитайтесь за проделанную за год работу! Кроме того, на нынешнем этапе развития некоммерческого сектора в России, когда организаций много, а зарубежных доноров – все меньше и, соответственно, борьба за отечественных доноров – все острее, именно прозрачность, честность профессионализм становятся важнейшими факторами успешного функционирования организации. Опытным путем годовой отчет был признан эффективным инструментом для подтверждения этих необходимых качеств. Таким образом, годовой отчет – это своего рода «знак качества» для уважающей себя организации.
Создание годового отчета преследует, в первую очередь, цели, направленные вовне организации. Годовой отчет создается, чтобы:
ИНФОРМИРОВАТЬ ОБЩЕСТВЕННОСТЬ о вкладе организации в развитие общества. Основанный на честной информации, годовой отчет ведет к улучшению репутации организации, повышает доверие к ней, что, в конечном счете, приводит к улучшению позиции организации на рынке услуг.
ПРОДЕМОНСТРИРОВАТЬ ЗНАЧИМОСТЬ И НАДЕЖНОСТЬ организации клиентам, коллегам, властям, потенциальным партнерам. Годовой отчет становится инструментом создания деловой репутации и привлечения ресурсов (потенциальные доноры используют его при оценке деятельности организации и проведении сравнительного анализа).
Пример из практики
«Нашей организации “мир детей” очень важно доверие со стороны людей. Чтобы получить доверие, мы должны быть открыты. Все финансы мы прописываем только с этой целью. Мы хотим, чтобы люди знали, откуда они поступают, сколько поступило средств и на что они расходуются, по каким статьям и на какие виды деятельности.
Это особенно важно для членов организации. Человек приходит на годовое собрание, платит свои кровные членские взносы. И ему хочется знать, на что тратятся его деньги. Но он может не попасть на собрание, заболеть или уехать в командировку. А годовой отчет дает наглядное представление обо всем, что происходило в организации.
Мы хотим также, чтобы люди знали, что средства, которые поступают в организацию, это не государственные средства, а это деньги различных фондов и выигранные нами гранты.
Отчет можно использовать как рекламу организации, чтобы познакомить сообщество с тем, чем занимается организация, и с какими проблемами в эту организацию можно обратиться.
То есть для нас основные цели создания отчета – это получение доверия и пропаганда деятельности.
Мы бы с удовольствием имели у себя отчеты других организаций нашего города. К сожалению, их больше никто не выпускает. Мы бы посмотрели, по каким направлениям мы могли бы сотрудничать. Мы бы могли посмотреть что, например, вот эта организация вот в этом направлении ведет отличную деятельность. Значит, мы можем не повторяться, а взяться за направление, которое никем не охвачено».
Годовой отчет помогает организации оценить и осмыслить собственную деятельность. В частности, он позволяет:
ПРОАНАЛИЗИРОВАТЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ организации за год, оценить сильные и слабые стороны, учесть их при планировании дальнейшей работы. Регулярное создание годовых отчетов способствует целостному пониманию динамики развития организации и перспектив ее деятельности в местном сообществе.
СОЗДАТЬ В ОРГАНИЗАЦИИ систему сбора информации о ее деятельности (клиентах, членах, услугах, партнерах и т.д.) Это особенно важно для начинающих организаций.
ПОВЫСИТЬ ЦЕННОСТЬ организации в глазах сотрудников и волонтеров, которые в процессе создания годового отчета лучше представляют основные направления деятельности организации, ее расходы и доходы, а значит, могут сформулировать конструктивные предложения по оптимизации деятельности. Кроме того, когда виден результат работы, повышается мотивация тех, кто работает в организации («я тут не зря», «в этом есть и мой личный вклад»).
То есть годовой отчет может помочь и в решении внутренних задач организации.
Он может быть использован для повышения мотивации сотрудников и привлечения клиентов, как повод провести анализ своей работы, инструмент PR, средство для привлечения ресурсов, инструмент при поиске партнеров, аргумент при работе с властями и основа для других отчетов и рекламных материалов.